CONTATTACI per una consulenza in materia di Fatturazione elettronica e Fatturazione alla Pubblica Amministrazione, nel frattempo puoi leggere questo articolo per farti un’idea del processo, delle leggi e normative, degli obblighi.
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA PA: OBBLIGHI PER I FORNITORI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
L’articolo 1, commi da 209 a 214 della Legge 244/2007, stabilisce il divieto per le amministrazioni pubbliche (tutte le amministrazioni dello Stato, anche a ordinamento autonomo e agli enti pubblici nazionali) di accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e il divieto di procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, fino all’invio in forma elettronica.
I fornitori delle amministrazioni pubbliche si trovano quindi a dover gestire il ciclo di fatturazione esclusivamente in formato elettronico, nelle fasi di emissione, trasmissione econservazione del documento.
Questa novità normativa comporterà per l’amministrazione pubblica una serie di vantaggi:
- rilevanti risparmi economici
- maggiore trasparenza sui fornitori e sulla loro posizione fiscale
- monitoraggio della spesa pubblica
I risparmi sono complessivamente stimati in svariati miliardi di euro.
Anche i fornitori della PA conseguiranno importanti vantaggi: abbattimento dei consumi per carta, inchiostri, stampanti, costi di spedizione e semplificazione nella gestione degli aspetti amministrativi.
La PA italiana si sta apprestando a modernizzarsi e a risparmiare recependo le indicazioni dell’Unione Europea e seguendo l’esempio di altri paesi (Danimarca, Norvegia e Svezia) dove la fattura elettronica è prassi normale.
FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA PA: DAL 6 GIUGNO 2013 E’ ENTRATO IN VIGORE L’OBBLIGO
Il 6 Giugno 2013 è entrato in vigore il decreto Ministero Economia e Finanze n.55 del 3 aprile 2013, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 118 del 22 maggio 2013 – “Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell’articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244” – che rende operative le regole tecniche per la gestione dei processi di fatturazione elettronica verso le PA.
Da un punto di vista operativo gli enti pubblici devono adeguare infrastrutture informatiche, sistemi contabili e procedure interne per la ricezione e la contabilizzazione dei flussi elettronici di fatturazione. Dall’altro, i fornitori privati devono sviluppare modalità di gestione elettronica dei flussi documentali riorganizzando l’intero ciclo attivo di fatturazione.
Al fine di introdurre una regolamentazione unica a livello nazionale, l’obbligo che inizialmente era stato previsto genericamente per le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e gli enti pubblici nazionali è stato allargato anche alle amministrazioni locali che sono quindi vincolate al rispetto delle stesse regole applicabili a quelle centrali.
NORMATIVA DI RIFERIMENTO
La legge istituisce l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione: divieto per le amministrazioni pubbliche (tutte le amministrazioni dello Stato, anche a ordinamento autonomo e agli enti pubblici nazionali) di accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e divieto di procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, fino all’invio in forma elettronica.
Decreto 7 marzo 2008 (Gazzetta Ufficiale n.103 del 03/05/2008)
Primo decreto attuativo della Legge n.244 del 2007 che individua nell’Agenzia delle Entrate il Gestore del Sistema di Interscambio (SdI) per l’invio e la ricezione delle fatture elettroniche verso la PA, ne definisce compiti e responsabilità. Individua nella Sogei Spa la struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI.
Decreto Ministro Economia e Finanze n.55 del 3 aprile 2013 (Gazzetta Ufficiale n.118 del 22/05/2013)
Secondo decreto attuativo della Legge n.244 del 2007 che rende operative le regole tecniche per la gestione dei processi di fatturazione elettronica verso la PA.
Circolare Interpretativa del Decreto 3 aprile 2013, n.55 (Circolare n.1 del 31 marzo 2014)
La circolare fornisce le indicazioni necessarie per il corretto adempimento dell’obbligo di fatturazione elettronica e risponde ai numerosi quesiti posti sia dai fornitori delle PA che dalle PA stesse.
Decreto Legge 66/2014, art.25 (cd. “Decreto IRPEF 2014”)
Il decreto anticipa al 31 marzo 2015 la data di avvio a regime della Fatturazione Elettronica verso tutte le Pubbliche Amministrazioni, anche locali, che non partiranno il prossimo 6 giugno 2014.
PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI DESTINATARIE DEL DECRETO
Tra le pubbliche amministrazioni destinatarie di fatture elettroniche sono ricompresi tutti i soggetti, anche autonomi, che concorrono al perseguimento degli obiettivi di finanza pubblica definiti in ambito nazionale e che sono inseriti nel conto economico consolidato e individuati entro il 30 settembre di ciascun anno nell’elenco Istat (Amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2 della legge 196/2009).
L’elenco è abbastanza corposo e comprende:
- amministrazioni centrali quali organi costituzionali e di rilievo costituzionale
- presidenza del Consiglio dei ministri
- ministeri
- agenzie fiscali
- enti di origine, natura e compiti alquanto diversificati tra loro e cioè:
- organismi di regolazione dell’attività economica, come Aifa e Aran
- enti produttori di servizi economici come Anas, Enac, Fit e Gruppo Equitalia
- autorità amministrative indipendenti come Agcm, Avcp, Agcom, Aeeg e Garante per la protezione dei dati personali
- enti a struttura associativa come Anci, Upi e Unioncamere
- enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali, quali Accademia della crusca, Cri, Coni
- enti ricerca (Asi, Cnr, Enea, Infn, Ingv, Isfol e Ispra).
TEMPISTICHE PER L’ENTRATA IN VIGORE DELL’OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA PA
Il decreto prevede lo stop definitivo al pagamento delle fatture cartacee da parte della PA e di conseguenza l’abbandono definitivo del formato cartaceo (adeguamento alle norme) a favore della fattura elettronica, a partire da:
- 6 giugno 2014 per i ministeri, le agenzie fiscali e gli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale;
- 31 marzo 2015 per le altre amministrazioni centrali incluse nell’elenco Istat e per le amministrazioni locali.
Pubblica Amministrazione e fornitori devono adeguarsi velocemente alle nuove norme e avere un sistema funzionante e testato prima dell’entrata in vigore dell’obbligo per essere pronti e non avere problemi al momento opportuno.
Già dal 6 dicembre 2013 (sei mesi dall’entrata in vigore del decreto) il sistema di interscambio (Sdi) è disponibile alle amministrazioni che, volontariamente o sulla base di specifici accordi con tutti i propri fornitori, vogliono avvalersene per la ricezione delle fatture elettroniche.
Anticipato al 31 marzo 2015 l’obbligo previsto per il 6 giugno 2015
Il Decreto Legge 66/2014, art.25 (cd. “Decreto IRPEF 2014”), anticipa la data di avvio a regime della Fatturazione Elettronica verso tutte le Pubbliche Amministrazioni che non partiranno il prossimo 6 giugno 2014.
L’obbligo per queste categorie di PA sarà il prossimo 31 marzo 2015 anziché il 6 giugno 2015.
Il Decreto IRPEF modifica quindi le date precedentemente previste dal Decreto Ministro Economia e Finanze del 3 aprile 2013.
Con il Comunicato Stampa n.84 dell’1 aprile 2014 il Dipartimento delle Finanze e il Ministero dell’Economia e delle Finanze informavano che era stata pubblicata sul sito del Dipartimento Finanze la Circolare Interpretativa del Decreto 3 aprile 2014 n.55 cioè il decreto che ha stabilito le modalità attuative del regime di fatturazione elettronica alla PA.
La novità importante era la definizione della data di decorrenza dell’obbligo per le amministrazioni locali: 6 giugno 2015 (la data doveva essere formalizzata in un decreto ministeriale successivo).
Con il Decreto IRPEF invece il termine viene anticipato al 31 marzo 2015.
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PER SAPERNE DI PIU’
Fattura elettronica:
Formato delle fatture elettroniche e caratteristiche
Le fatture devono essere in formato xml, unico formato accettato dal SdI.
Il codice xml non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalita’ che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati.
L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite dall’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura.
La trasmissione della fattura elettronica è vincolata alla presenza di un codice identificativo univoco dell’Ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
Le specifiche tecniche relative alla struttura sintattica ed alle caratteristiche informatiche delle informazioni sono disponibili sul sito www.fatturapa.gov.it.
Sulle fatture dovranno essere presenti i dati e le informazioni indicate nell’allegato A del decreto (paragrafi 3 e 4) e cioè:
- le informazioni obbligatorie per legge (rilevanti ai fini fiscali);
- una serie di dati previsti dal decreto:
- indicazioni sul soggetto trasmittente con identificativo fiscale, progressivo di invio e numero di trasmissione;
- indicazioni sull’amministrazione destinataria identificata con un codice.
Invio della fattura elettronica
Il procedimento di invio della fattura elettronica alla PA prevede che il fornitore:
- crei la fattura elettronica in formato xml secondo le regole tecniche e la struttura sintattica definita dalle norme (dettagli sul sito www.fatturapa.gov.it)
- apponga la firma digitale (o elettronica qualificata)
- apponga il riferimento temporale che attesta e certifica l’esatto momento di apposizione della firma
- trasmetta la fattura alla PA attraverso uno dei cinque canali previsti dalla legge
Per la creazione della fattura in formato xml i fornitori della PA possono:
- agire direttamente con strumenti interni
- avvalersi di Intermediari Abilitati (connessi con il SdI)
- utilizzare strumenti specifici messi a disposizione dalla PA
Canali di trasmissione della fattura elettronica
L’invio della fattura elettronica può avvenire attraverso uno dei seguenti canali:
- Posta Elettronica Certificata (PEC)
- Invio via web
- Servizio SDICoop – Trasmissione
- Servizio SDIFTP
- Servizio SPCoop – Trasmissione
Il fornitore deve accreditarsi preventivamente presso il Sistema di Interscambio cioè soddisfare requisiti minimi di identificazione e qualificazione (stabiliti in base al canale di trasmissione scelto) che sono indispensabili per relazionarsi con il Sistema di Interscambio stesso.
Nel caso di utilizzo del canale PEC non è necessario alcun accreditamento.
Sistema di Interscambio (SdI)
Infrastruttura gestita da:
- Agenzia delle Entrate
- Ministro dell’Economia e delle Finanze
- a livello operativo: Sogei
E’ il punto di passaggio obbligato di tutte le fatture dirette alla pubblica amministrazione.
Il SdI svolge le seguenti funzioni:
- riceve i flussi di fatture elettroniche destinate alla PA e li destina verso i pubblici uffici di competenza (funziona come centro di accentramento e smistamento);
- al momento del ricevimento della fattura elettronica, effettua alcune verifiche di correttezza formale dei messaggi ricevuti;
- segnala la mancata presa in carico della fattura al mittente se i controlli di cui al punto precedente danno esito negativo (notifica di scarto con indicazione del motivo e richiesta di trasmissione della fattura elettronica corretta);
- segnala l’avvenuta presa in carico se i controlli danno esito positivo (ricevuta di consegna);
- consegna le fatture conformi all’ufficio di competenza o all’intermediario abilitato (non ci sono ad oggi specifiche discipline al riguardo quindi potrebbero essere, per esempio, provider EDI, provider che effettuano servizi di conservazione sostitutiva, commercialisti abilitati alla trasmissione delle comunicazioni telematiche, banche etc).
Ricezione della fattura elettronica
La PA può ricevere la fattura elettronica secondo le seguenti modalità:
- Posta Elettronica Certificata (PEC)
- Servizio SDIFTP
- Servizio SPCOOP – Ricezione
Anche per la PA, come per i fornitori, è necessario un preventivo accreditamento presso il SdI per consentire un corretto recapito delle fatture elettroniche e delle notifiche (la modalità di ricezione deve essere conosciuta dal SdI).
Utilizzando lo stesso canale usato per la ricezione, dopo aver ricevuto la fattura, la PA può esplicitare l’accettazione o il rifiuto per le fatture contenute nel file.
Attori
Operatori Economici: fornitori di beni e servizi alla PA (anche la PA stessa può essere un operatore economico); per la gestione della fatturazione elettronica possono avvalersi di intermediari e possono essere loro stessi intermediari offrendo i propri servizi ad altri operatori economici po alla PA
Pubblica Amministrazione: soggetto destinatario delle fatture in formato elettronico, ricevute tramite il SdI
Intermediari: coloro che inviano o ricevono la fattura elettronica per conto dell’operatore economico e/o della PA
Sistema di Interscambio: “snodo” tra i soggetti interessati dal processo di fatturazione elettronica
Procedura di gestione delle ricevute e delle notifiche
Tutti i canali di trasmissione della fattura elettronica prevedono dei messaggi di ritorno a conferma del buon esito della trasmissione e garantiscono la messa a disposizione del messaggio e dei file allegati (fatture o notifiche o ricevute) da parte di chi invia rispetto a chi riceve.
Il SdI attesta l’avvenuto svolgimento delle fasi principali del processo di trasmissione delle fatture elettroniche attraverso un sistema di comunicazione che si basa sull’invio di ricevute e notifiche:
- il SdI, ricevuto correttamente il documento fattura, assegna un identificativo proprio ed effettua una serie di controlli;
- in caso di controlli con esito negativo, il SdI invia una notifica di scarto al soggetto trasmittente;
- nel caso di esito positivo dei controlli il SdI trasmette la fattura elettronica al destinatario;
- nel caso di buon esito della trasmissione, il SdI invia al soggetto trasmittente una ricevuta di consegna della fattura elettronica;
- nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI, la trasmissione al destinatario non fosse possibile il SdI invia al soggetto trasmittente una notifica di mancata consegna; resta a carico del SdI l’onere di contattare il destinatario affinche’ provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione, e, a problema risolto, di procedere con l’invio;
- il SdI riceve notifica, da parte del soggetto destinatario, di riconoscimento/rifiuto della fattura, che provvede ad inoltrare al trasmittente a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti della trasmissione della fattura elettronica.
